1.8 限定数据输入

为了让获取的数据准确，可以对单元格区域进行数据条件的设置，这样输入的数据就可以满足我们的要求。

1.8.1 限定单元格只能输入整数

STEP01：选定想要设置的列，例如，在示例表格中选择C列后依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，如图1-73所示。

STEP02：在弹出的“数据验证”对话框的“设置”选项卡下，“允许”下拉列表中默认是任何值，也就是什么数据都可以输入，这里选择整数，“数据”下选择“大于或等于”，在“最小值”框中输入18，如图1-74所示。

STEP03：对C列单元格数据进行验证输入，如在C2单元格中填写15，按“Enter”键确认后，就会得到禁止输入的提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配。”

STEP04：再次在C2单元格中填写小数18.5进行测试，按“Enter”键确认后也会得到同样的提示。

STEP05：若要给其他录入数据的人员一个提示信息，使其可直观地看到限制要求，其设置方法是在“数据验证”对话框中单击“输入信息”选项卡，在该选项卡下可以输入“标题”与“输入信息”，如图1-75所示。

STEP06：再次确定后选择C列空白单元格，就会出现如图1-76所示的提示。这样用户在填写数据时，就可以按要求输入。

1.8.2 限定单元格只能输入日期

假设要对表中“销售日期”列进行一个日期区间限制，设置其为只允许输入范围在2018年内的日期，不在这个日期范围内的都拒绝输入，具体操作如下。

STEP01：选定想要设置的列后，依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下选择“日期”，然后在“数据”列表中选择“介于”，在“开始日期”文本框中填写“2018-1-1”，在“结束日期”文本框中填写“2018-12-31”，如图1-77所示。

STEP02：确定后填写日期进行测试，如果填写2018年以内的年份，就可以正确输入，填写2017年或者其他年份，就会报如图1-78所示的错误提示。

1.8.3 限定单元格只能输入文本

一般单元格文本限定多用于长度的控制，最典型的使用就是在填写身份证号码时，需要进行文本长度的控制。

STEP01：选定想要设置的列，依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下选择“文本长度”，在“数据”列表中选择“等于”，在“长度”文本框中填写“18”，如图1-79所示。

STEP02：确认后输入身份证号进行测试，所设置的列的数据在输入之前需要先改变单元格类型为文本。若填写文本长度超过18位，或者长度不符合都不允许，均提示拒绝输入，如图1-80所示。

1.8.4 限定单元格只能从指定字符开始录入内容

Excel数据验证可以结合函数使用，例如，实现从指定字符开始录入，需要借助LEFT函数。LEFT的作用是取左侧的字符，把LEFT函数取出的字符与指定的字符进行相等验证即可，具体操作步骤如下。

STEP01：选定示例文件需要设置的I列，依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”列表中选择“自定义”，然后在“公式”文本框中输入“=LEFT（I1，3）="AR-"”，如图1-81所示。

公式解释：=LEFT（I1，3）="AR-"中，LEFT（I1，3）表示取I1单元格左侧3个文本，这里写I1单元格，是因为数据验证框中的公式执行相对地址引用，到下方单元格就会自动变化，如到I4单元格，公式就变成了LEFT（I4，3）。取完左侧字符后，进行相等比较，填写示例指定的字符AR-，中文需要加双引号。

STEP02：在I列填写编码测试，如填写“AR-01，AR-0055”都可以，但填写其他字符如BR-2等，均会出现错误提示，如图1-82所示。

提示：在Excel中执行数据验证，默认是对未输入内容的单元格进行验证，示例中I1单元格的标题是在未设置数据验证之前填写的。

1.8.5 限定单元格不能输入重复值

在Excel表格中通常会输入大量数据，这时就需要验证是否有重复数据，解决方法就是通过数据验证，然后拒绝输入。这个功能需要借助COUNTIF（按条件统计个数）函数实现，其原理是通过函数验证输入的内容个数有没有超过1。

STEP01：选定想要设置的示例表格中的A列后，依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，弹出“数据验证”对话框，在“允许”列表中选择“自定义”，然后在“公式”文本框中输入“=COUNTIF（$A：$A，A2）=1”，如图1-83所示。

公式解释：COUNTIF（$A：$A，A2）中，第一个参数框中填写$A：$A，表示对A列进行判断，加$确保地址不发生变化；第二个参数框中的A2是条件，A2单元格是相对地址引用，最后验证是否等于1，这样就确保了每个单元格内容只能出现一次。

STEP02：填写编号进行测试，在示例的A2单元格中填写“AR-001”可以输入，但第二次在A3单元格重复填写“AR-001”时，就会拒绝输入，如图1-84所示。

STEP03：若要设置错误信息提示框的信息方便别人查看，可依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令，在弹出的对话框中选择“出错警告”选项卡，在下方的“标题”与“错误信息”文本框内输入提示信息，如图1-85所示。

STEP05：再次输入编号进行测试，出错信息就会按照图1-85所示的对话框中设定的信息进行显示，结果如图1-86所示。