3.3 设置特殊的文档格式
为文档设置特殊的格式，使其更具表现力
在对文档进行编辑和排版时，可使用页面分栏、首字下沉等特殊的格式，也可为汉字添加拼音、设置带圈字符等，使文档的内容更具表现力。
3.3.1 为文档设置分栏
分栏是指将一个页面分为多列，常用于报刊、杂志和图书等文档中。分栏排版可以将页面平均分为多栏，也可以在分栏后对每栏的宽度进行设置。
下面以为“养生菜单”文档中的内容进行分栏设置为例，介绍分栏的相关操作。
操作演练：为文档设置分栏
\素材\第3章\养生菜单.docx
\效果\第3章\养生菜单.docx
Step 01 选择命令
打开“养生菜单”文档，将文本插入点定位于文本“10种有助于……”前，单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“更多分栏”命令。
Step 02 设置分栏
打开“分栏”对话框，在预设栏下选择“两栏”选项，选中“分隔线”和“栏宽相等”复选框，在“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项，单击“确定”按钮。
Step 03 完成分栏操作
此时可看到文档中在光标之前有一个“连续”分节符，其后的内容被分为等宽的两栏，且中间添加了一条分隔线，保存文档即完成分栏的操作。
技巧 Skill
分栏的其他扩展设置
在“分栏”对话框中的“栏数”数值框可设置1～11栏；取消选中“栏宽相等”复选框，可在上面的“宽度和间距”栏中设置不相等的宽度，用户可根据需要进行操作。
3.3.2 设置首字下沉
在报刊杂志中，经常会看到一段文章正文开始的第一个字比其他字大很多，并且沉于首行下方，这就是设置了首字下沉后的效果，下面具体介绍其操作方法。
操作演练：设置首字下沉
\素材\第3章\重阳节敬老习俗.docx
\效果\第3章\重阳节敬老习俗.docx
Step 01 选择“首字下沉选项”命令
打开素材文件，选择需要设置首字下沉段落，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“首字下沉”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“首字下沉选项”命令。
Step 02 完成设置
打开“首字下沉”对话框，选择“下沉”样式，并可在“选项”栏中设置字体，在“下沉行数”和“距正文”数值框中定义行数和与正文间的距离，然后单击“确定”按钮完成设置。
在设置首字下沉时，除了选择“下沉”样式外，还可以在“首字下沉”对话框中选择“悬挂”样式，该样式的其他文字并不围绕首字排列，首字将处于悬空在首位的状态。首字下沉的效果如图3-9所示，首字悬挂的效果如图3-10所示。
图3-9 首字下沉
图3-10 首字悬挂
3.3.3 插入带圈字符
在某些特殊文档中，需要将某些文字进行注释，这类文字中一般包括带圈字符及构成具有特殊效果的数字符号，如①、②等。
设置带圈字符可以选中已有的字符，也可以在设置时输入所需的文字，但一次只能设置单个字符，而不能像标注拼音那样一次对多个文字设置，因此要制作多个带圈字符需要逐一设置。
在“开始”选项卡“字体”工具组中单击“带圈字符”按钮，在打开的“带圈字符”对话框中进行设置，设置完毕按【Enter】键即可，如图3-11所示。
图3-11 设置带圈字符
◆ 样式：选择带圈字符的样式，可以缩小选取的字符，也可以增大圈号。
◆ 文字：如果选择字符后再打开“带圈字符”对话框所选的字符则会自动出现在文本框中；如果未选取字符，则可以在“文字”文本框中输入所需的字符，或者在下面选择近期使用过的字符。
◆ 圈号：选择圈的样式，有圆圈、正方形、三角形和菱形4种圈号。
3.3.4 调整分页符的位置
分页符是标记一页终止并开始下一页的点，在第2章中已介绍了分页符的插入方法。
在有很多页面的文档中手动插入了分页符，在编辑文档时就需要更改分页符的位置。为了避免手动更改分页符的困难，可以通过设置让Word自动放置分页符的位置。
单击“段落”工具组中的“对话框启动器”按钮，在打开的“段落”对话框中单击“换行和分页”选项卡，然后在“分页”选项组中进行相应的设置，如图3-12所示。
图3-12 设置分页符的位置
◆ 孤行控制：可以避免段落的第一行出现在页面底端，也可以避免段落的最后一行出现在页面顶端。
◆ 段中不分页：可使一个段落不被分在两个页面中。
◆ 与下段同页：将所选段落与下一段落归于同一页。
◆ 段前分页：在所选段落前插入一个分页符强制分页。
提示 Attention
其他设置方式
在“插入”选项卡的“页面”工具组中单击“分页”按钮，或按【Ctrl+Enter】组合键，也可快速为文档插入分页符，如图3-13所示。
图3-13 快速插入分页符
3.3.5 为汉字添加拼音
在Word文档中不仅能输入中文和英文字符，还可以为中文添加拼音，以便制作一些有特殊需要的文档。
选择要添加拼音的文字，在“开始”选项卡的“字体”工具组中，单击“拼音指南”按钮，打开“拼音指南”对话框进行设置如图3-14所示。
图3-14 为汉字添加拼音
默认的对齐方式为“1-2-1”，可以选择其他对齐方式，还可以设置字体和字号等，单击“确定”按钮，添加拼音。如果要取消拼音，则可以选择要取消的带拼音文字，在“拼音指南”对话框中单击“清除读音”按钮即可。
提示 Attention
其他特殊的文档格式
为文档设置特殊的格式，除了已介绍到的分栏、首字下沉、添加拼音等，还可设置文字的特殊效果、添加字符边框等，为文档中的某些文本内容应用特殊格式，可以增加文档的效果，这些设置都在“字体”组中进行。