02 用人单位未与人事经理签订书面劳动合同，是否需要支付二倍工资？

【核心观点】

用人单位未与劳动者签订书面劳动合同需要支付劳动者二倍工资，但人事经理能否必然获得二倍工资，存有较大争议。目前司法实践中主要有两种不同观点，分别是不区分劳动者岗位职责统一支持二倍工资以及根据岗位职责内容视情况认定二倍工资责任。后一种观点认为，人事经理与普通劳动者不同，其工作职责负有督促向用人单位提出签订劳动合同的义务和责任的，不能因为自己的失职行为或不作为而获取更大的利益，但是，若人事经理的工作职责并不负有督促签订劳动合同以及失职或不作为情形的，用人单位仍应承担因未签订书面劳动合同支付二倍工资差额的法律后果。

【案情简介】

罗某于2013年7月15日入职广州市光美公司担任人事行政经理职务，双方约定试用期工资5000元/月，试用期满转正后工资6000元/月，上班通过指模打卡考勤。光美公司每月15日以银行转账方式发放工资给罗某，为罗某参加社会保险的时间是2013年9月至2014年6月。

罗某主张入职后就向光美公司人力资源总监张某提出签订劳动合同，光美公司与员工签订劳动合同的工作由该总监负责，但光美公司没有与罗某签订；光美公司安排罗某加班后，没有安排补休或支付加班费；因为光美公司没有与罗某签订书面劳动合同、发放加班费、依法缴纳社会保险，因此罗某提出解除劳动合同，光美公司应该支付罗某解除劳动关系的经济补偿。光美公司主张罗某入职以来一直负责人事行政工作，其负责包括劳动合同签订和保管工作，罗某作为人事经理，应当知道入职一个月内签订劳动合同，光美公司已经与罗某签订了劳动合同，但在罗某离职时合同遗失，否认有人力资源总监张某这个人；光美公司的考勤制度由罗某制定并下发，要根据考勤记录和加班申请单作为加班依据。

经一审法院要求，光美公司未提交罗某2013年10月22日前的考勤记录，表示由于公司搬迁，之前数据已经丢失，罗某对此有异议，认为公司搬迁并不影响数据的保存等。另光美公司提交了罗某2013年7月至2014年6月的工资表，上述工资表无罗某签名，也无公司相关人员签名，罗某对上述工资表不予确认。再者，光美公司庭后出示的工资表与光美公司在原审庭审时出示的2014年3月工资表明显不同，该3月工资表上面有公司所有人员工资情况，显示罗某工资为标准薪资6000元，实际出勤天数为23.5天，下方有罗某签名、光美副总经理签名、光美财务部签名等，总部人力资源部签名处空白。罗某确认其在2014年3月工资表签名，但主张其在职期间的所有工资表都有其签名和人力资源部总监签名，该表因没有人力资源部总监的签名系作废的工资表。一审庭审时，光美公司确认罗某在职期间每月的工资表均系有罗某签名的。

罗某主张其在公司负责招聘、缴纳社保及工资核算，不负责劳动合同保管等事宜，光美公司则主张罗某全面负责公司的人事、行政事务，岗位职责包括考勤管理办法的制定，劳动合同的签订、保管，劳动争议的处理，员工社保、公积金事务的管理，行政后勤管理，公司重要的证照、固定资产、合同文件的保管，公司人员的招聘、薪资核算。光美公司提交了有罗某签名的借用公章等申请，主张罗某由于要办理劳动用工备案，办理社保登记、公积金单位登记开户等需借用公司公章，上述申请有罗某签名，罗某确认其在上面签名，但表示上述借用事宜与本案无关。

罗某于2014年8月1日向广州市劳动人事争议仲裁委员会申请劳动仲裁，要求：一、光美公司支付2013年7月15日至2014年6月27日加班费36249.34元（包括延长工作时间加班费25818.4元，休息日加班费10430.9元）；二、光美公司支付解除劳动合同经济补偿8804.29元；三、光美公司支付2013年7月15日至2014年6月27日未订立书面劳动合同的二倍工资96249.34元；四、光美公司依法为罗某出具解除劳动关系证明。

【裁判结果】

仲裁裁决结果[案号：穗天劳人仲案（2014）2870号]：

一、自裁决生效之日起五日内，光美公司向罗某出具解除劳动关系证明；二、驳回罗某其他仲裁请求。

一审判决结果[案号：（2014）穗天法民一初字第3248号]：

一、光美公司自判决发生法律效力之日起五日内，一次性支付罗某加班工资17995.69元；二、光美公司自判决发生法律效力之日起五日内，一次性支付罗某解除劳动关系经济补偿7272.34元；三、光美公司自判决发生法律效力之日起五日内，向罗某出具解除劳动关系证明；四、驳回罗某的其他诉讼请求。

关于未订立书面劳动合同的二倍工资问题

本案中，罗某工作岗位为人事行政经理，现根据该岗位的名称和罗某在职期间大量签名文件（加班申请单、借用公章办理劳动用工备案、社保登记、公积金登记等）可见，罗某的工作职责已经包括劳动用工备案、社保登记、公积金登记等，上述事宜与劳动合同的签订系有密切关联的，故一审法院综合审查上述证据材料，认定劳动合同的签订事宜应属于罗某的工作职责范围内，即使罗某确有上属领导，但由于罗某自身工作岗位的特殊性，罗某仍应对其本人签订劳动合同负有工作上的责任和义务。基于上述情形，对双方确未签订劳动合同一事，罗某存在一定过错，故罗某现主张未签劳动合同二倍工资差额，不予支持。

二审判决结果[案号：（2015）穗中法民一终字第6645号]：

一、维持一审判决；二、光美公司于二审判决发生法律效力之日起五日内，向罗某支付未订立书面劳动合同的二倍工资差额77754.31元。

关于未订立书面劳动合同的二倍工资差额问题

二审法院认为，《劳动合同法》第八十二条第一款规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”光美公司主张已签订劳动合同，但由于罗某的过错导致其无法提交该合同。

经审查，首先，根据双方确认的罗某转正申请表显示，除罗某在管理中心人事行政部负责人一栏加盖意见外，还有总部人力资源部负责人加具的意见，因此二审法院认为罗某所称其并非人事管理负责人的抗辩有理。其次，综合考察罗某所在岗位及其薪酬水平，二审法院对光美公司所称由罗某全面负责该公司人事、行政事务，包括员工劳动合同签订及合同保管工作的理据不足，二审法院不予采信。最后，若光美公司所称罗某本人保管自己合同情况属实，光美公司的此项工作安排亦有违档案管理规定，由此造成其在本案中举证不能的后果应由其自行承担。鉴于光美公司不能证明已与罗某签订劳动合同，罗某主张光美公司支付未签订合同二倍工资符合法律规定，二审法院予以支持。

【争议焦点解读】

劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方劳动权利和义务的协议，是劳动关系存在的书面证明。我国《劳动法》和《劳动合同法》均强调了用人单位与劳动者签订书面劳动合同的义务。然而，现实生活中未签订书面劳动合同的原因是错综复杂的，其中既有用人单位为逃避法定义务而为之，也有劳动者失职或不作为所致。以本案为例，劳动者为人事经理，由于其岗位的特殊性，司法实践中对于该类人群是采取“一刀切”支持二倍工资，或是需要查明其负责的具体工作内容而定存在不同的意见。为此，笔者就本案中反映出的核心争议进行分析和总结，希望对劳资双方均有所裨益。

一、不区分劳动者岗位职责统一支持二倍工资

《劳动合同法》第十条第二款规定：“已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同”；第八十二条第一款规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”另外，《劳动合同法实施条例》第五条规定：“自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。”第六条规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当依照劳动合同法第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资，并与劳动者补订书面劳动合同……”

从上述条文的字面解释，在二倍工资问题上我国法律没有明确要对劳动者进行分类管理，没有将担任人事经理一职的劳动者排除在外。只要用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立劳动合同，就应当支付二倍工资。另外，通说认为《劳动合同法》规定二倍工资的目的是通过惩罚措施督促用人单位及时订立书面劳动合同，从而更好地保护劳动者的合法权益。这也为不区分岗位职责统一支持二倍工资的观点提供支撑。^[5]

二、根据岗位职责内容视情况认定二倍工资责任

经查阅各地司法审判意见，笔者发现各地对该问题有不尽相同的看法，其中比较典型的如《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要（二）》（京高法发〔2014〕220号）第三十一条规定：“用人单位法定代表人、高管人员、人事管理部门负责人或主管人员未与用人单位订立书面劳动合同并依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的，应否支持……用人单位高管人员依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的，可予支持，但用人单位能够证明该高管人员职责范围包括管理订立劳动合同内容的除外。对有证据证明高管人员向用人单位提出签订劳动合同而被拒绝的，仍可支持高管人员的二倍工资请求。用人单位的人事管理部门负责人或主管人员依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的，如用人单位能够证明订立劳动合同属于该人事管理部门负责人的工作职责，可不予支持。有证据证明人事管理部门负责人或主管人员向用人单位提出签订劳动合同，而用人单位予以拒绝的除外。”换言之，北京市辖区内的裁审机构原则上会支持劳动者二倍工资的诉求，同时也对此作出例外的规定，即把查明劳动者有管理或订立劳动合同职责的举证责任交由用人单位承担，如有证据证明则用人单位无须承担二倍工资的责任。

结合一审法院的分析，其不支持二倍工资的理由是人事经理与普通劳动者不同，罗某的工作职责就是代表公司与员工签订劳动合同，本身负有督促向用人单位提出签订劳动合同的义务和责任，现没有签订劳动合同，罗某不能因为自己的失职行为或不作为而获取更大的利益（对用人单位具有惩罚性质的二倍工资）。此外，也有法院进一步明确将是否存在履职过错的举证责任分配给劳动者，即假设劳动者不能证明不签订书面劳动合同的主要过错在于用人单位而不是自身过失的，不予支持二倍工资。^[6]

行文至此，细心的读者会发现二审法院改判支持了二倍工资诉求。虽然二审法院同样就罗某的工作职责进行查明分析，但其改判支持二倍工资的理由可归纳为：一方面，二审法院查明了罗某的工作职责不包括督促用人单位签订劳动合同（或认为罗某负责全部人事管理工作的主张不合理）；另一方面，二审法院认为订立书面劳动合同的事实应由用人单位举证，现光美公司不能举证证明已经与罗某签订过书面劳动合同，故光美公司要承担举证不能的不利后果。

笔者倾向认为，采用区分法即根据岗位职责内容视情况认定二倍工资责任更能厘清事实，避免陷入机械适用法律的局面，也有利于维护裁审机构的威严和公信力。就二倍工资的举证责任分配问题，笔者认为应该区分不同情况组合使用：首先，有关劳动者工作职责的事实，原则上应由用人单位负责举证，这符合现阶段劳动争议纠纷的司法实践；其次，如查明劳动者的工作职责包括督促用人单位签订劳动合同等内容的，裁审机构可将是否存在履职过错的举证责任分配给劳动者，假设劳动者不能证明不签订书面劳动合同的主要过错在于用人单位，不宜支持二倍工资；最后，如查明劳动者的工作职责不包含督促用人单位签订劳动合同等内容的，裁审机构应把是否签订过书面劳动合同的举证责任分配给用人单位，若用人单位无法证明曾签订过书面劳动合同，应承担二倍工资后果。

【实务指引】

用人单位与劳动者签订书面劳动合同是法定的义务，在法律越来越注重强化规制劳动关系的背景下，用人单位应该更加顺应形势，加强对劳动合同的规范管理，无论是用人单位的高级管理人员、人事经理，又或者是普通岗位的劳动者，均要加强对用人单位内部劳动合同签订情况的管理和监督机制。以下是笔者对用人单位规范劳动合同管理制度的建议，可供用人单位人力资源部门参考。

一、完善入职时签订劳动合同的制度

用人单位人力资源部门应当在劳动者入职时或者入职后要求劳动者签订书面的劳动合同，如果劳动者拒绝签订或者以其他借口推脱，则不予录用，加强与劳动者签订书面劳动合同的流程管理，形成完善的劳动合同签订制度，是效益最高、成本最低的防范制度，以此从源头上预防潜在的争议风险，降低风险控制成本。

二、对个别管理岗位建立入职管理特殊机制

对于用人单位的高级管理人员、人事经理等特殊管理人员，其本质上还是属于劳动者，与其他普通劳动者的入职管理存在共性，故用人单位仍有必要通过完善的入职管理制度实施管理，特别是需要通过书面形式确定该些管理人员的工作职责。另外，虽然法律法规并未对用人单位的高级管理人员以及负责劳动合同签订、管理的人事、行政人员签订劳动合同作出不同规定，但结合法律规定及一般的工作规则常识，这类人员不能代表用人单位与自己签订劳动合同。对于此类劳动者，其不能同时以用人单位代理人的身份授权自己与自己签订劳动合同，故笔者建议用人单位通过指定或授权单位内部其他部门或人员专门负责该类人员的劳动合同签订等入职管理工作。

三、查漏并及时补签劳动合同

《劳动合同法》第十条和第八十二条明确规定，用人单位和劳动者应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同，超过一个月未与劳动者订立书面劳动合同的应当支付二倍工资。另《劳动与社会保障部关于确立劳动关系有关事项的通知》第三条规定，用人单位与劳动者符合认定事实劳动关系情形的，用人单位应当与劳动者补签劳动合同，劳动合同期限由双方协商确定。由此可知，我国对逾期签订书面劳动合同持否定态度，一方面允许双方补签合同确定劳动关系，另一方面给用人单位设置逾期签订劳动合同的压力。因此，用人单位要做好内部书面劳动合同签订情况的彻查，将未签订书面劳动合同的历史遗留问题清查出来并及时补签。

四、固定劳动者拒签劳动合同的证据

结合上文分析，劳动者主张二倍工资时，用人单位要举证证明未签劳动合同是因为劳动者拒签，举证责任在用人单位。如因劳动者特殊原因无法及时与用人单位签订书面劳动合同，为固定相关证据，一方面建议用人单位要求劳动者出具书面声明，确认其未与用人单位签订书面劳动合同是劳动者自身的原因；另一方面如劳动者不予配合，用人单位应当按照《劳动合同法实施条例》第五条、第六条、第七条的规定，及时书面通知劳动者签订劳动合同，并保存证据，避免后续因证据不足面临不利后果。

五、加强劳动纪律管理及时结束劳动关系

根据《劳动合同法实施条例》第五条、第六条、第七条规定，笔者归纳出该些法条的结论：（1）用人单位在一个月内终止劳动关系的，既不需要支付二倍工资，也不需要支付经济补偿；（2）用人单位在一年内终止劳动关系的，既要支付二倍工资，也要支付经济补偿；（3）用人单位在超出一年终止劳动关系的，在法定时效内既要支付二倍工资，也要承担违法解除劳动合同的责任，即赔偿金或者继续履行劳动合同，且劳动合同视为无固定期限劳动合同。

为此，笔者建议，用人单位对拒绝签订书面劳动合同的劳动者，可以先书面通知劳动者及时签订劳动合同，做好证据固定工作。假设劳动者在规定时间内仍然不与用人单位签订书面劳动合同，则用人单位应在实际用工之日起一个月内及时终止劳动关系，以防范可能发生的二倍工资、经济补偿或赔偿金等争议纠纷。