4.1　在Word中使用表格

通过表格充实文档的内容，组织文档中的信息

在Word文档中使用表格是组织信息的一种好方法，能对文档内容进行快速引用和分析，清晰简明地表示所要展示的内容。

4.1.1　在文档中插入表格

表格是由多个单元格按行、列的方式组合而成的，在单元格中不仅可以输入文字，还可以插入图片。在Word中创建表格的方法有很多种，常见的有快速插入表格、通过对话框插入表格和手动绘制表格3种方法。

1.快速插入表格

在Word 2016中，用户可以根据实际需要，快速插入8行10列以内的任意表格，所插入的表格会根据页面调整宽度，根据插入点的段落格式调整高度。

在“插入”选项卡的“表格”组中单击“表格”按钮，在下拉菜单的表格区域拖选表格的行数和列数，如5×5表格，拖选时在文档中会预览表格，如图4-1所示。

在“表格”下拉菜单中选择“快速表格”命令，在其子菜单中可快速插入模板表格。这些Word自带的模板表格都已设计好属性，插入后即可使用。

提示　Attention

插入Excel表格

在“表格”下拉菜单中，还可以选择“Excel电子表格”命令，通过此命令可以在文档编辑区插入一个Excel表格，制作出效果一样的Excel表格。

2.通过对话框插入表格

如果要在Word文档中插入8行10列以上的表格，此时只能通过“插入表格”对话框来进行插入，该方式允许用户则可以直接插入32 767行63列以内的表格。下面以使用对话框制作一个5列4行的表格，且列宽为“2厘米”为例，介绍其操作方法。

操作演练：通过对话框插入表格

Step 01　打开对话框

单击“表格”工具组中的“表格”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框。

Step 02　设置表格尺寸

在对话框的“表格尺寸”选项组中分别输入表格的行数和列数，并调整表格的固定列宽为“2厘米”，单击“确定”按钮。

Step 03　完成操作

返回编辑区中，可以看到插入的5列4行且列宽为2厘米的表格，可在表格中输入文字或插入图片。

提示　Attention

“表格工具”选项卡组

选择表格或将插入点定位到表格中，会显示“表格工具—设计”和“表格工具布局”选项卡，可对表格属性进行设置。

3.手动绘制表格

某些表格包含不同高度的单元格或每行包含不同列数的表格，对于这类不规则的表格，可通过手动绘制的方法来创建。

在“插入”选项卡的“表格”工具组中单击“表格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“绘制表格”命令，此时鼠标光标变成铅笔形状，按住鼠标左键拖动即可绘制表格。

下面将通过手动绘制一个5行5列的“生产数量表”为例介绍手动绘制表格的具体操作。

操作演练：手动绘制表格

\素材\第4章\无

\效果\第4章\生产数量表.docx

Step 01　选择命令

新建“生产数量表”文档，输入“生产数量表”文本并设置格式。将文本插入点定位在文档下一行行首，在“插入”选项卡的“表格”工具组中单击“表格”下拉按钮，选择“绘制表格”命令。

Step 02　绘制表格边框

当鼠标光标变成形状时，按住鼠标左键并拖动鼠标，会出现一个表格的虚框，拖动到合适大小后，释放鼠标即生成表格的边框。

Step 03　绘制横线

用鼠标在表格边框两侧的某个位置选择一个起点，按住鼠标左键不放向右拖动绘制横线，确定表格有多少行。

Step 04　绘制竖线

绘制完横线后，用相同的方法绘制表格的竖线，确定表格有多少列。

Step 05　绘制斜线

用鼠标移动到第一行第一个单元格左上角顶点，按住鼠标左键不放向对角拖动来绘制出一条斜线。

Step 06　完成表格制作

绘制完成后，在空白处双击退出绘制表格状态，然后在表格中输入所需的文本和数据，完成表格的制作（输入方法将在4.1.2节中进行讲解）。

4.1.2　在文档中编辑表

插入表格后，即可在表格的单元格中输入文本、插入图片等，如果表格的结构不符合需要，则可以通过设置表格样式，改变表格的行高与列宽、删除、添加、合并与拆分单元格等方法来调整表格的结构，使其满足实际需要。

1.编辑表格内容

在创建好表格后，表格的每个单元格中自动出现段落标记，要在表格中输入内容等操作首先要定位文本插入点。在表格中定位文本插入点有以下几种方法：

◆　在任意单元格中单击，可以将文本插入点定位在该单元格中。

◆　按【→】、【←】、【↑】或【↓】方向键可以将文本插入点移到相应方向的单元格中。

◆　按【Tab】键可以逐行由左向右依次切换单元格。

◆　按【Shift+Tab】组合键可由当前单元格逐行由右向左依次切换单元格。

将文本插入点定位到需要输入内容的单元格中就可直接输入所需的文本或插入图片等对象，当输入的文本内容到达单元格的右边界时，将自动在单元格中换行，也可以在单元格中输入段落。

输入表格中的文本内容和图片等也可以进行格式设置和相应的编辑，其方法与直接在文档中编辑文本内容或图片的方法相同，在此不再赘述。

2.设置表格属性

为了使表格在文档的整个页面中更加协调，可以通过设置表格的属性来进行调整。表格属性包括对整个表格，表格中的行、列和单元格的设置。

选择任意单元格，单击“表格工具—布局”选项卡，在“表”工具组中单击“属性”按钮，如图4-2所示，在打开的“表格属性”对话框中即可设置。

技巧　Skill

打开“表格属性”对话框

在表格区域的表格线上右击，或者选中整个表格右击，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令也可打开“表格属性”对话框。

在“表格属性”对话框中，可以对整个表格、行、列和单元格分别进行设置。在“表格属性”对话框的“表格”选项卡中，可以对整个表格的尺寸、对齐方式和文字环绕进行设置，如图4-3所示。

在“表格属性”对话框的“行”选项卡中，可以设置各行的高度和是否允许跨页断行等，如图4-4所示；在“列”选项卡中可指定各列的固定宽度。

单元格属性包括单元格的宽度、单元格内容的对齐方式等方面的设置。在“表格属性”对话框的“单元格”选项卡中，可以进行详细设置，如图4-5所示。

在“单元格”选项卡中单击“选项”按钮，可以打开“单元格选项”对话框，对单元格的边距和是否自动换行等进行设置，如图4-6所示。

技巧　Skill

快速设置单元格内容对齐方式

在“表格工具—布局”选项卡中可以直接进行表格属性调整，如“对齐方式”组中有9个对齐方式按钮选项，是水平对齐和垂直对齐组成的不同形式的组合，将文本插入点定位到要设置的单元格，单击相应按钮即可设置，如图4-7所示。

3.设置表格样式

在文档中插入的表格，默认情况只是具有表格的框架结构，可以根据需要对其进行美化，使其更符合文档的风格和内容。

可在“表格工具—设计”选项卡的“表格样式选项”工具组和“表格样式”工具组中进行相关设置，如图4-8所示。

在“表格样式”工具组的样式库中套用样式的方法同文本样式的套用基本相同，这里不再详细介绍，主要介绍“表格样式选项”工具组和“边框”工具组。

◆　“表格样式选项”工具组：在该组中包含一组有关行和列的复选框，选中其中的“标题行”、“汇总行”、“第一列”或“最后一列”复选框，在表格样式中对应的行列位置将显示为特殊格式。选中“镶边行”或“镶边列”复选框，在表格中相应的奇数和偶数行列单元格区域会不相同。

◆　“边框”工具组：在该组中可以设置绘图边框的样式效果，如设置边框线样式、宽窄等，如在“边框”下拉菜单中，可以快速为表格添加边框。

如果要对表格添加边框和底纹，则还可以在“表格工具—设计”选项卡的“边框”工具组中单击“对话框启动器”按钮，打开“边框和底纹”对话框，自定义表格的边框和底纹。

在对话框的“边框”选项卡中，可设置边框的样式、颜色和宽度等；在“底纹”选项卡，可以设置表格的填充颜色、图案的样式等，如图4-9所示。

4.在表格中插入行或列

在Word使用表格时，可能所制作的表格不能将所有的信息都组织起来，需要再添加一列或者一行。可将插入点定位到需要插入的位置，右击并选择“插入”命令，在弹出的子菜单中选择插入的位置和类型，如图4-10所示。

将鼠标光标移动到表格边缘的交点，或者各行各列的边缘，待出现如图4-11所示的形状时，单击形状即可快速添加一列或一行。

4.1.3　管理表格数据

Word虽然在数据处理方面没有Excel那么强大，但仍可以对表格数据进行一些简单的处理，如排序数据、对数值进行求和计算等。

1.数据求和

如果Word表格中记录的是一组数据，如学生成绩或销售数据等，则可以通过“表格工具—布局”选项卡的“数据”工具组来进行处理。如果使用公式对数据进行汇总统计，则可以单击“公式”来实现，下面以统计“产品销量表”文档中的表格数据为例，讲解使用公式进行数据汇总的方法。

操作演练：计算数据求和

\素材\第4章\产品销量表.docx

\效果\第4章\产品销量表.docx

Step 01　单击“公式”按钮

打开素材文件，将文本插入点定位到求和数据显示的单元格，在“表格工具布局”选项卡“数据”组中单击“公式”按钮。

求和数据

打开“公式”对话框，Word会自动在“公式”文本框中输入公式“＝SUM（ABOVE）”，单击“确定”按钮计算上面单元格内数据的总和。在其他需要求和的单元格中以相同的方法求和。

在Word中使用自动求和功能时，如果需要求和的行或列中有空单元格存在，公式将忽略该单元格前面的单元格中的数据，则只计算该单元格后面的单元格中的数据之和，如果有空白单元格又要计算整行或整列数据之和，则可以在空单元格中输入0再进行求和。

提示　Attention

粘贴函数

在“公式”对话框中，单击“粘贴函数”下拉按钮，选择函数可以快速粘贴到“公式”文本框中，函数的使用将在Excel的相关章节进行介绍。

2.将表格转换成文档

如果文档中的某个表格不使用了，而要将表格中的内容转换成常规文字，在Word中则可以直接实现。

将插入点定位到表格中，在“表格工具—布局”选项卡的“数据”组中单击“转换为文本”按钮，打开“表格转换成文本”对话框，选择文字分隔符（一般选择制表符，转换成文本的效果比较好），然后单击“确定”按钮即可，如图4-12所示。

提示　Attention

文本转换成表格

在插入表格时，如果要将具有占位符的单列文本拆分为多列分布在表格中，则也可以选择“文本转换成表格”命令，快速将文本转换成表格。

3.对数据进行排序

在Word中，可以对表格中的数据按照某种规则进行排序，下面以对“产品价格一览表”文档中的表格数据进行排序为例，讲解数据排序的具体方法。

操作演练：对表格数据进行排序

\素材\第4章\产品价格一览表.docx

\效果\第4章\产品价格一览表.docx

Step 01　打开“排序”对话框

打开“产品价格一览表”文档，将文本插入点定位到表格任意位置，在“表格工具布局”选项卡的“数据”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框。

Step 02　设置排序规则

在对话框的“主要关键字”下拉列表框中选择“价格”选项，在类型下拉列表框中选择“数字”选项，并选中后面的“升序”单选按钮。

Step 03　完成排序

单击“确定”按钮，除首行外的所有行会按照价格的高低顺序进行升序排列，价格相同时，会保持原来的排序不变，也可以在设置排序规则时，设置第二排序规则，让价格相同的按照第二规则排序。