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3.6 Word文档的其他操作

保护文档、查看翻译内容、打印文档等

在使用Word文档进行编排操作时,对文档的内容和页面进行一系列的设置后,还会涉及文档的保护、查看翻译内容、打印文档等操作,下面具体介绍这些操作。

3.6.1 保护Word

在对文档内容进行编辑或审阅的过程中,需要给某些特定的内容添加注释,以便让其他读者明白这些内容的意思或做一定的意见或说明。

在文档中插入批注的方法很简单,选择需要批注的文字或其他对象,在“审阅”选项卡的“批注”工具组中,单击“新建批注”按钮,然后输入批注内容即可,如图3-30所示。

图3-30 单击“新建批注”按钮

3.6.2 保护Word文档

对于比较重要或机密的文档,可以通过Word的权限功能将其保护起来,防止他人未经许可就查看或对文档进行修改。

1.Word文档的常规保护

防止他人修改文档是常规保护的一种方式。如果允许他人查看但不允许修改文档,则可以为文档设置编辑限制,具体操作步骤如下。

操作演练:为文档设置编辑限制

Step 01 选择命令

打开需要保护的文档,在“文件”选项卡下“信息”选项卡中单击“保护文档”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“限制编辑”选项。

提示 Attention

编辑限制

文档的编辑限制设置是设置文档可以被打开查阅,但不可以修改文档中的内容。

Step 02 设置编辑权限

在打开的“限制编辑”任务窗格中,选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框,在其下拉列表中选择“不允许任何更改(只读)”选项。

Step 03 设置强制保护

单击“是,启动强制保护”按钮。在打开的对话框中保持选中“密码”单选按钮,在文本框中输入密码,然后单击“确定”按钮。

在设置编辑权限时,不一定选择不允许任何更改,也可以设置特定的编辑权限,如可修订或添加批注等。

提示 Attention

打开“限制编辑”任务窗格

在“审阅”选项卡的“保护”工具组中直接单击“限制编辑”按钮也可打开“限制编辑”任务窗格,进行相关设置。

防止他人打开文档也是常规保护的一种方式,如果文档极度机密,不想要他人将其打开,则可以直接为文档设置打开权限密码,设置密码后,在打开该文档时就会出现一个要求输入密码的对话框,只有输入了正确的密码后才能打开文档。

在“信息”选项卡“保护文档”下拉菜单中选择“用密码进行加密”选项,打开“加密文档”对话框,在“密码”文本框中输入密码并确认,单击“确定”按钮即可,如图3-31所示。

图3-31 选择并设置文档机密

2.以“受保护的视图”模式打开文档

来自Internet或其他不安全位置的文档可能包含病毒等恶意插件,会对电脑造成危害,窃取用户隐私信息。可以以“受保护的视图”模式打开文档,读取文件并检查其内容,降低可能发生的风险。

在“文件”选项卡下单击“打开”选项卡,选择需要打开的文档的位置,然后单击“浏览”按钮,打开“打开”对话框,在对话框中选择需要打开的文档,单击“打开”右击下拉按钮,选择“在受保护的视图中打开”选项,如图3-32所示。

图3-32 以“受保护的视图”模式打开文档

以“受保护的视图”模式打开的文档,会自动切换到阅读模式,如果要编辑文档,则必须单击“启用编辑”按钮,退出受保护视图状态,如图3-33所示。

图3-33 启用编辑

提示 Attention

打开未知安全的文档

打开未知安全系数的文档,Word会默认以受保护的视图模式打开,甚至出现红色的警告提示。

为了文档的安全,Word设置了文件阻止,在没有“受保护的视图”的帮助下不能打开某些早期版本文档类型,如Word 2.0文档或更早版本的二进制文档和模板,默认情况下,在“受保护的视图”模式中可以打开这些文档,但禁用了编辑功能。

用户可在信任中心的“文件阻止”区域进行设置,以便打开、编辑和保存被阻止的文件,在打开对话框中单击“信任中心”选项卡,然后单击“信任中心设置”按钮,打开“信任中心”对话框,在“文件阻止设置”选项卡中可按情况进行设置,如图3-34所示。

提示 Attention

文件阻止设置

Word已设置了默认的阻止情况,在没有特殊需要时建议用户不对其进行更改,以免引起安全风险或某些文档无法编辑。

图3-34 文件阻止设置

3.作者许可保护

当处理存储在工作区中的文档时,可以阻止作者更改特定内容,其操作为:选择要处理的文档的部分,在“审阅”选项卡的“保护”工具组中,单击“阻止作者”按钮。

一般情况下,“阻止作者”按钮呈灰色状态显示,只有将文档保存到支持工作区的站点时才可使用该功能。

3.6.3 查看文本的翻译内容

在查阅电子邮件或文档时,可能会遇到一篇其他语言的文档,无法确定某些语句的意思;在编辑文档时,可能会在文档中穿插其他语言文字,但不知道怎么输入。

遇到以上情况时,可在Word 2016中使用翻译功能进行翻译。选择需要翻译的词或句子,在“审阅”选项卡的“语言”工具组中,单击“翻译”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“翻译所选文字”命令,打开“信息检索”窗格,在窗格中查看翻译内容,如图3-35所示。

图3-35 翻译所选文字

“翻译屏幕提示”是一个非常有用的翻译小工具,打开翻译屏幕提示后,只需将鼠标指向一个单词或一个选定的短语,就会在一个小窗口中显示翻译,具体从以下三个方面进行介绍。

1.打开或关闭翻译屏幕提示

在“审阅”选项卡的“语言”工具组中单击“翻译”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“翻译屏幕提示”命令,即可打开或关闭翻译屏幕提示功能,如图3-36所示。

当“翻译屏幕提示”处于选中状态,说明该功能已打开;当“翻译屏幕提示”处于未选中状态,说明该功能已关闭。

图3-36 打开或关闭翻译屏幕提示

2.设置翻译屏幕提示语言

在“翻译”下拉菜单中选择“选择转换语言”命令可打开“翻译语言选项”对话框,如图3-37所示。程序默认将中文翻译成英文,如果要翻译为其他语言,则可以在对话框中进行设置。

3.翻译屏幕提示功能

打开翻译屏幕提示后,将鼠标光标指向某个单词,打开“双语词典”浮窗,如图3-38所示。

图3-37 “翻译语言选项”对话框

图3-38 “翻译屏幕提示”对话框

单击“展开”按钮可打开“信息检索”任务窗格,对所翻译的单词进行更为详细的翻译说明;单击“复制”按钮,可以将“翻译屏幕提示”任务窗格的内容复制到剪贴板上,粘贴到其他文档(例如电子邮件)中;单击“播放”按钮可以听到该单词翻译后的发音。

3.6.4 打印Word文档

在实际工作中,常需要将制作好的文档打印出来,所以,掌握好快速打印的方法和打印的相关设置操作很重要。

1.快速打印Word文档

快速打印Word文档是指不进行其他打印设置直接进行的打印,其操作为:打开需要打印的文档,在“文件”选项卡下单击“打印”选项卡,然后单击“打印”按钮,Word将使用默认的打印机打印一份当前的文件,如图3-39所示。

图3-39 快速打印文档

提示 Attention

打印预览

在“文件”选项卡中单击“打印”选项卡后,其界面的右侧会自动显示打印预览。

2.调整打印设置

要使打印出的文档获得满意的效果,在打印时需要进行打印设置。在“打印”选项卡中根据需要,对打印机、打印份数和页数及打印的文档页面进行设置。

打印文档时,需要设置打印的数量,在“打印份数”数值框中可以设置;要保证文档能够正常打印,需要打印机正常连接,单击“打印机”栏下的“打印机状态”按钮,选择可以使用的打印机,如图3-40(左)所示。

在“设置”栏下可以设置打印文档的页数、单面或双面打印和文档的页面边距等,若要将多页打印到同一页纸上,Word提供了2、4、6、8、16页文档的选项,如图3-40(右)所示。单击“页面设置”超链接,打开“页面设置”对话框,可进行更详细的设置。

图3-40 调整打印设置

“调整”下拉列表中的打印设置是针对多份打印,如选择“1,2,3”选项为将第一份打印完再继续打印第二份,选择“1,1,1”选项为同时打印多份首页,在再打印多份第二页,依此类推,直到打印多份最后一页。

提示 Attention

双面打印

Word默认的打印方式为单面打印,如果设置了“手动双面打印”,则打印机就会在打印时提示打印第二面时手动加载纸张,这需要打印机支持双面打印。

3.6.5 在Word中创建和标记PDF文档

在实际工作中,常常需要将Word文档以PDF的格式导出,在Word 2016中可以直接导出,也可以直接在Word中编辑PDF格式的文件。

1.以PDF的格式导出文档

单击“文件”选项卡,然后单击“导出”选项卡,选择“创建PDF/XPS文档”选项,单击“创建PDF/XPS”按钮,如图3-41所示。

图3-41 以PDF的格式导出文档

在打开的对话框中选择文件保存的路径,输入文件名称,然后单击“发布”按钮,即可将文档保存为PDF格式的文件,如图3-42所示。

图3-42 保存PDF格式的文件

2.在Word中编辑PDF文件

Word 2016融入了编辑PDF文件的功能,但打开的PDF文件可能出现乱码或版面混乱。打开一个PDF文件,可以像在Word中编辑文档一样,对文件进行删除、修改、添加、标记等操作,如图3-43所示。

图3-43 在Word 2016中打开的PDF文件

3.6.6 对共享的文档进行修订

共享一个文档后,不只是一个人要对其进行查阅或修改,为了强调所作的更改,可以使用修订功能来标记添加、删除或修改的文本。

在“审阅”选项卡的“修订”工具组中单击“修订”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“修订”命令,使“修订”按钮呈打开状态,如图3-44所示。

选择修订状态后,更改文档中的内容,就会以红色标记显示出来,将鼠标光标移到修改标记上,会显示修改作者名称和修改时间,如图3-45所示。

图3-44 选择修订状态图

图3-45 修订状态下更改文档后的效果

单击“修订”工具组中“审阅窗格”下拉按钮,可以选择打开垂直审阅窗格或水平审阅窗格,集中显示所有的修订项,如图3-46所示。

图3-46 显示“修订”窗格

提示 Attention

修订选项设置

启用后开始编辑,用户可对修订的标记、格式等做出调整。在“审阅”选项卡的“修订”工具组中单击“对话框启动器”按钮,在打开的“修订选项”对话框中可以调整修订设置,如改变使用的颜色、标记样式和批注框的格式等。

如果要查看他人对文档的修改,而对方又没有在修订中修改文档,则可以通过“比较”的功能来比较原文档和修改后的文档,查看修改内容。

在“审阅”选项卡的“比较”工具组中单击“比较”下拉按钮,选择“比较”命令,打开“比较文档”对话框,选择需要比较的原文档和修订的文档进行比较,单击“更多”按钮还可以进行比较设置,如图3-47所示。

查看完修订内容后,可单击“接受”下拉按钮,选择“接受并移到下一条”命令,接受此条修订内容并查看下一条修订,如图3-48所示。如果要拒绝修改,则可以单击“拒绝”按钮进行选择。

图3-47 “比较文档”对话框

图3-48 接受修订