1.5 查找与替换数据
在日常办公中，可能需要从庞大的数据中查找相关的记录或者对数据进行修改，如果采用手工的方法来查找或修改，效率会很低，此时可以使用“查找和替换”功能。
1.5.1 表格数据的查找
关键点：从庞大数据表中快速找到目标数据
操作要点：“开始”→“编辑”→“查找和选择”→“查找”、Ctrl+F快捷键
应用场景：当表格中数据众多时，肉眼查找某个数据会很费时费力，此时可以使用查找工具快速查找出需要的数据。
①打开工作表，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找和选择”下拉按钮，在下拉菜单中选择“查找”命令（或直接按Ctrl+F快捷键），打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“农业银行”，单击“查找全部”按钮，如图1-85所示。
图1-85
②按Ctrl+A快捷键选中所有单元格找到的选项，如图1-86所示。
图1-86
③关闭“查找和替换”对话框，可以看到工作表中所有找到的单元格都被选中，如图1-87所示。
图1-87
专家提醒
在“查找和替换”对话框中依次单击“查找下一个”按钮，可以直接在工作表中跳转到查找到的数据所在单元格。如果要一次性查看到所有找到的单元格，则按本例方法单击“查找”全部按钮。
练一练
查找完成全匹配的内容
要进行查找时，只要单元格中的数据包含有所设置的查找关键字，就会被作为符合要求的对象被找到。在如图1-88所示中，只要求找到“经理”，其他“销售经理”“区域经理”“人事经理”都不作查找对象。
图1-88
读书笔记
1.5.2 表格数据的替换
关键点：1．查找到数据并进行替换
2．替换后的数据以特殊的格式显示
操作要点：“开始”→“编辑”→“查找和选择”→“替换”、Ctrl+H快捷键
应用场景：当复制使用往期表格或者由于数据输入错误，需要对工作表中某些相同的数据进行修改时，可以直接使用替换功能实现快速查找并替换修改。
1．查找并替换数据
例如表格中抵押资产编号有误，需要进行替换更改，可以使用替换功能一次性替换。
①按Ctrl+H快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入DYXA，在“替换为”文本框中输入HYZC，如图1-89所示。
图1-89
②单击“全部替换”按钮，即可弹出对话框，提示已完成4处替换，如图1-90所示。
图1-90
③单击“确定”按钮，替换后结果如图1-91所示。
图1-91
2．替换数据的同时设置特殊格式
在替换数据的同时，用户可以为替换的数据设置特殊的格式，从而让替换的结果更加便于查看核对。例如，下面的表格中要求将替换后的结果以红色、加粗格式显示。
①按Ctrl+H快捷键，打开“查找和替换”对话框，并单击“选项”按钮展开对话框。在“查找内容”文本框中输入DYXA，在“替换为”文本框中输入HYZC，单击“替换为”文本框右侧的“格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“格式”选项，如图1-92所示。
图1-92
②打开“替换格式”对话框，单击“字体”选项卡，在“字形”列表框中选择“加粗”，接着单击“颜色”下拉按钮，在下拉列表框中选择“红色”，如图1-93所示。
图1-93
③设置完成后单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，即可在“预览”区域中看到设置的格式，如图1-94所示。
图1-94
④单击“全部替换”按钮，即可在替换内容的同时为单元格数据设置红色、加粗格式，如图1-95所示。
图1-95
练一练
一次性替换整个工作簿中的错误
图1-96所示的表格中，工作簿中有多张工作表，所有表格中都将“白炽灯”错写为“白织灯”，发现这个错误时想整个工作簿统一替换。该如何操作？这时需要在“查找与替换”对话框中设置查找与替换的范围为“工作簿”（默认是当前工作表）。
图1-96
技高一筹
1．忽略非空单元格批量输入数据
如果某一块单元格区域中存在部分数据，而其他空白区域都想输入相同的数据，此时可以按如下技巧操作实现忽略非空单元格批量输入数据。例如，当前表格如图1-97所示，现在需要在空白的单元格中一次性输入“无税”文字。
图1-97
①选中C2:C15单元格区域，按F5功能键，打开“定位”对话框。
②单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选按钮，如图1-98所示。
图1-98
③单击“确定”按钮，即可选中所有空单元格，如图1-99所示。然后输入“无税”文字，按Ctrl+Enter快捷键即可一次性填充相同数据，如图1-100所示。
图1-99
图1-100
2．让空白单元格自动填充上面的数据
图1-101所示的表格中，“费用类别”列中对于相同的费用类别只填入了一个。现在要求让A列中的空白单元格自动填充与上面单元格中相同的数据。当数据量小的时候，复制一个即可，但如果数据量很大时，即使用是复制粘贴也会浪费大量时间，这时可以使用如下方法实现一次性填充输入。
图1-101
①选中A列单元格，在“开始”选项卡“编辑”选项组中单击“查找和选择”命令按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定位条件”命令，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选按钮，如图1-102所示。
图1-102
②单击“确定”按钮，看到A列中所有空值单元格都被选中，如图1-103所示。
图1-103
③鼠标定位到编辑栏中，输入“=A2”，如图1-104所示。按Ctrl+Enter快捷键即可完成数据的填充输入，达到如图1-105所示的效果。
图1-104
图1-105
3．让时间按分钟数递增
表格中想要每间隔10分钟统计一次数据，因此在“时间”列想实现以10分钟递增的显示效果，但在输入首个时间进行填充时，默认的填充效果却以小时递增，如图1-106所示。要解决此问题可以按如下方法操作。
图1-106
①在B2单元格中输入起始时间为8：00：00，在B3单元格中输入间隔10分钟后的时间为8：10：00（此操作的关键在于这两个填充源的设置）。选中B2:B3单元格区域，当出现黑色“十”字形时，向下拖曳，如图1-107所示。
图1-107
②拖曳至填充结束时，释放鼠标后，即可得到按分钟数递增结果，如图1-108所示。
图1-108
4．忽略空单元格批量运算
表格既有空单元格，也有非空单元格，如果只想对非空单元格进行批量运算，而空单元格能自动忽略，可以使用“定位”功能与“选择性粘贴”功能实现。例如下面表格中要对“养老保险”列中有数据的单元格进行加100元处理，而无数据的单元格还是自动保持空白。
①在空白单元格中输入数字100，然后按Ctrl+C快捷键进行复制，接着选中“养老保险”列单元格区域，如图1-109所示。
图1-109
②按F5键打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮打开“定位条件”对话框，选中“常量”单选按钮，如图1-110所示。
图1-110
③单击“确定”按钮返回工作表，即可看到非空单元格都被选中。在“开始”选项卡“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，在打开的下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令，如图1-111所示。
图1-111
④打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”栏中选中“加”单选按钮，如图1-112所示。
图1-112
⑤单击“确定”按钮，就可以看到所有被选中的单元格同时进行加100的运算，结果如图1-113所示。
图1-113