案例04　美化“员工行为规范”文档

案例效果

制作分析

具体步骤

1．设置文档字体与段落格式

使用Word编辑这类需要进行张贴和宣传的文档时，为强加文档的视觉效果，在完成文档内容的输入和简单的格式设置后，常常还需要对文档内容进行适当修饰。

Step 01　打开素材并设置字符间距。为使文档标题更加清晰醒目，可增加文章标题文字之间的距离。打开素材“员工行为规范”，选择文档中的标题文本，如左下图所示；打开“字体”对话框，单击“高级”选项卡，在“间距”下拉列表框中选择“加宽”选项，在其后的数值框中输入“6磅”，单击“确定”按钮，如右下图所示。

温馨小提示

在编排文档时，通过设置“字体”对话框“高级”选项卡中的“位置”按钮为提升或降低可以改变同一行中文字的上下位置。

Step 02　选择“边框和底纹”命令。为标题文字添加文字边框，可以对标题文字进行强调。选择标题部分文字内容；单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“边框”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如左下图所示。

Step 03　设置边框。打开“边框和底纹”对话框，在“应用于”下拉列表框中选择“文字”选项，在“设置”选项组中选择“阴影”选项，在“样式”下拉列表框中选择线条样式为“直线”，在“颜色”下拉列表框中选择颜色为红色，在“宽度”下拉列表框中设置线条宽度为“1.5磅”，单击“确定”按钮完成边框设置，如右下图所示。

Step 04　设置文字底纹。为了强调文章的二级标题文字，体现文章的层次结构，可以为文章的标题文字添加底纹颜色。选择要添加底纹的标题文字，在“开始”选项卡的“字体”选项组中设置字体颜色为“白色”，单击“段落”选项组中的“底纹”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择底纹颜色为“深红”，如左下图所示。

Step 05　选择“边框和底纹”命令。选择文档中第一段文本，单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“边框”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如右下图所示。

Step 06　设置底纹效果。为文章中的段落添加底纹修饰，可以起到美化效果。打开“边框和底纹”对话框，单击“底纹”选项卡，在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，在“填充”下拉列表框中选择填充颜色为“红色，淡色60％”，在“样式”下拉列表框中选择“浅色上斜线”选项，设置颜色为“红色，淡色80％”，单击“确定”按钮完成段落底纹设置，如左下图所示。

Step 07　选择“边框和底纹”命令。为使段落的边框效果更加丰富，可以自定义段落四周的边框样式。选择文档中最后一个段落，单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“边框”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”命令，如右下图所示。

Step 08　定义顶部边框样式。打开“边框和底纹”对话框，在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，在“设置”选项组中选择“自定义”选项，在“样式”下拉列表框中选择线条样式为“直线”，在“颜色”下拉列表框中选择颜色为红色，在“宽度”下拉列表框中设置线条宽度为“2.25磅”，单击“预览”栏中的“顶部边线”按钮，如左下图所示。

Step 09　定义底部边框样式。使用相同的方法设置线条样式、颜色及粗细如右下图所示，单击“预览”中的“底部边线”按钮，单击“确定”按钮。

Step 10　选择“定义新编号格式”命令。为使文章内容中的条款更加清晰，可以为条款内容加上编号。选择“服务规范”项目下要添加编号的段落，单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“编号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新编号格式”命令，如左下图所示。

Step 11　添加并设置编号。打开“定义新编号格式”对话框，在“编号样式”下拉列表框中选择“一，二，三（简）”选项；在“编号格式”文本框中“一”字前加上文字“第”，在其后输入文字“条”；单击“确定”按钮完成编号定义，如右下图所示。

Step 12　设置段落缩进。在上一步操作结束后，所选段落将应用新定义的编号样式；保持段落的选择状态，单击“开始”选项卡“段落”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，如左下图所示。在“段落”对话框中设置缩进为“无”，如右下图所示。

Step 13　应用自定义编号。选择“办公秩序”项目下要应用该编号样式的段落，单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“编号”下拉按钮，在“编号库”中选择新定义的编号样式，如左下图所示。

Step 14　选择“设置编号值”命令。本例中“服务规范”中有5条内容，在其后的“办公秩序”中的编号应设置为“第六条”，即继续上一列表进行编号。选择要进行连续编号的列表内容，单击“开始”选项卡“段落”选项组中的“编号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置编号值”命令，如右下图所示。

Step 15　设置编号起始数。打开“起始编号”对话框，在“值设置为”数值框中设置值为“六”，单击“确定”按钮，如左下图所示。

Step 16　设置段落缩进。保持段落的选择状态，在“段落”对话框中“特殊格式”下设置缩进为“无”，如右下图所示。

最终效果

2．设置文档页面格式

要将文档打印张贴，通常需要对纸张格式进行设置，同时可以在页面中加入一些修饰。

Step 01　选择“其他页面大小”命令。Word默认使用的纸张大小为A4，其宽度为21cm，高度为29.7cm。本例需要将纸张大小增加一倍，即使用A3大小下拉的纸张进行打印。单击“页面布局”选项卡“页面设置”选项组中的“纸张大小”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“其他页面大小”命令，如左下图所示。

Step 02　设置纸张大小。打开“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡“宽度”和“高度”数值框中分别输入纸张的高度和宽度，单击“确定”按钮，如右下图所示。

Step 03　设置纸张方向。纸张的方向分为横向和纵向，本例需要更改纸张方向。单击“页面布局”选项卡“页面设置”选项组中的“纸张方向”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“横向”选项，如左下图所示。

Step 04　设置页边距。本例中有一行内容在单独的一页，为使这两行内容能与前面的内容容纳于一页中，需要调整页面边距。单击“页面布局”选项卡“页面设置”选项组中的“页边距”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“适中”命令，如右下图所示。

Step 05　选择“填充效果”命令。本例要为文档页面添加背景修饰。单击“设计”选项卡“页面背景”选项组中的“页面颜色”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“填充效果”命令，如左下图所示。

Step 06　设置颜色效果。打开“填充效果”对话框，在“渐变”选项卡中选择“双色”单选按钮，设置颜色1为“淡黄色”，设置颜色2为“橙色”；在“底纹样式”选项组中选择“水平”单选按钮；选择“变形”区域中的第1个选项；单击“确定”按钮，如右下图所示。

3．打印预览及打印设置

在打印文档时，可预先查看页面打印出的效果，同时进行一些打印前的设置。

Step 01　预览打印效果。单击“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“打印”命令，在窗口右侧可预览到打印文档的效果，目前打印预览的效果没有背景颜色，即打印时不会打印页面背景，需要修改打印设置；单击中间栏底部的“页面设置”超链接，如左下图所示。

Step 02　设置打印选项。打开“页面设置”对话框，单击“纸张”选项卡，再单击“打印选项”按钮，如右下图所示。

Step 03　设置打印背景色和图像。打开“Word选项”对话框，单击“显示”选项卡，选中“打印选项”选项组中的“打印背景色和图像”复选框，单击“确定”按钮完成设置，如左下图所示。

Step 04　设置打印参数。单击“页面设置”对话框中的“确定”按钮后，即可预览更改后的打印效果。在中间栏设置打印机和打印参数，单击“打印”按钮，如右下图所示。